Varför är det viktigt att man har koll på entreprenadgarantierna i den löpande förvaltningen?

Hallå Mats Broman, affärsområdesansvarig för Symetris experter på Efficient FacilityVarför är det viktigt att man har koll på entreprenadgarantier i den löpande förvaltningen?

-Många organisationer kämpar med att få kontroll på sina entreprenadgarantier i det löpande förvaltningsarbetet. Min uppfattning är att det finns mycket pengar att spara om man får ordning på garantierna och kopplar ihop det med förvaltningens olika processer för tillsyn och skötsel, avhjälpande och planerat underhåll.

 Hur skapar man förutsättningar för att bygga en process för detta?
-Mitt tips är att börja med att förändra kravställningen för leverans av förvaltningsinformation från projekt. Se till att alla byggdels- och installationsobjekt som skapas i BIM-modellerna innehåller metadata kopplat till garanti t ex entreprenad/projekt, garantigivare, garantistart samt garantitid för arbetsprestation, material och varor.

 Vad ser du för utmaningar?
-En av utmaningarna för fastighetsorganisationerna idag är att hitta en fungerande process för att säkerställa att man inte genomför arbete på material och varor som har en giltig garanti. I AB04 kapitel 4, 7 stipuleras oftast att garantitiden för entreprenörens arbetsprestation är fem år och att material och varor är två år. Specifika produkter och arbetsprestationer kan också ha en avvikande garantitid som man måste hålla rätt på.

Kan du ge ett exempel?
-Jag kan ta ett exempel på flöden som vi har stöd för i vår IWMS-lösning:

Om man i sin kravspecifikation till byggprojektet bestämmer att installationer och byggdelar skall innehålla metadata kring garantier så kan den grunddatan läsas in i den gemensamma objektsdatabasen via BIM-modellen. Man kan också registrera uppgifterna manuellt eller via import av en Excel-fil. Med dessa data på plats kan man skapa garantiavtal på valfri nivå. Nivåerna kan vara alltifrån att man knyter garantierna till en byggnad, en AFF-kod eller en CoClass- kod alternativt att man kopplar garantin till den enskilda installationen eller byggdelen.

När ett felavhjälpande underhåll eller rondering uppstår så kontrollerar systemet mot vald nivå och larmar om det finns en giltig garanti kopplad. Om det finns en garanti skickar IWMS-systemet ett mail till rätt garantigivare så att felet kan avhjälpas. När det är klart går garantigivaren in i leverantörsportalen och avslutar ärendet.

 IWMS-systemet hjälper också till att hålla reda på när garantibesiktningen skall ske och skickar ut automatiska påminnelser till de personer som angetts.

 Finns det möjlighet att se hur detta funkar?
-Absolut, dels kan man höra mer om det på våra Användardagar 21-22 maj 2018 i Stockholm eller se vår inspelade webbvisning kring avtal & garantier

 Hur gör man om man vill veta mer?
-Du är förstås alltid välkommen att höra av dig till oss på Symetri, så tar vi en diskussion om hur det ser ut på ditt företag idag. Därefter gör vi en förstudie och kartlägger hur ni arbetar för att sedan presentera konkreta förslag på vilken ambitionsnivå och vilka vägval som bör göras. Vi har lång och djup erfarenhet i ämnet och flera referenser på fastighetsägare och FM-företag som har gjort eller håller på att göra samma resa.

 Kontakta gärna Mats Broman: 076-825 76 40 | mats.broman@symetri.com

 

Se den inspelade webbvisningen kring avtal och garantier

 

*IWMS står för Integrated Workplace Management Systems och är en digital plattform för service- och fastighetsverksamhet och som integrerar funktioner från flera olika system. Det innebär att företag kan optimera sina processer så de kan leverera den bästa tänkbara upplevelsen till sina kunder genom att förenkla deras affärsprocesser och automatisera flöden till allt ifrån att underteckna kontrakt och hantera sitt underhåll till att optimera lokalanvändningen och uppfylla företagens hållbarhetsmål.